ビジネスの始まりには顧客と名刺を交換します。名刺はポケットや財布に入れず、必ず名刺入れから出します。名刺は目下の人が先に目上の人に渡します。取引相手なら年齢や肩書に関係なく、購入する側が目上になります。名刺を差し出すときはテーブル越しではなく、相手の正面に立って社名、部署名、名前を名乗りながら、名刺の正面が相手に向くように両手で持って渡します。相手の名刺は「頂戴します」と言って両手で受け取ります。相手が複数のときは上席の人から名刺を渡して挨拶します。こちらの上司が同席している際は上司の交換が先です。複数の人と応対するときは交換した名刺はすぐに名刺入れにしまわず、相手の着席順にテーブルに並べます。名刺を忘れてしまった場合は「申し訳ございません。ただ今、名刺を切らしておりまして」とお詫びします。次に面会できた際に改めてお詫びし、名刺を渡しましょう。
オフィスにいると取引先などから電話がかかってきます。学生時代はスマートフォンを使うことが多く、固定電話で応対する機会はあまりなかったかもしれませんが、固定電話には特有の対応があります。電話が鳴ったら3コール以内に受話器を取りましょう。まず「〇〇社でございます」と応答します。会社によっては「〇〇社△△部の××です」と名乗ることもあるので、会社のルールに合わせましょう。社外からの電話では「〇〇部長はいらっしゃいません」などと上司に尊敬語は使いません。「部長の〇〇はあいにく外出しております」などと伝えます。相手の電話番号やメールアドレスは復唱して聞き間違えがないようにします。
